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Smarte Workflows und maximale Integration

Universität Gent managt Fördermittel jetzt digital in SAP

Universitäten brauchen Drittmittel für Lehre und Forschung. Die Universität Gent haderte lange damit, dass das digitale Dokumentenmanagement dafür extrem aufwendig war. Einfachste Vorgänge wie Drag&Drop ins SAP ERP oder Outlook-Integration waren unmöglich. Doch die Uni suchte und fand mit der ECM-Produktsuite top xRM einen Weg. Seitdem beschleunigen standardisierte Workflows die Geschäftsprozesse und machen sie weniger fehleranfällig.

Das einflussreiche Shanghai Ranking (ARWU) erstellt jedes Jahr eine Rangliste der 500 besten Universitäten weltweit. Auf Platz 62 der Liste findet sich die Universität Gent (UGent). Nobelpreisträger und zahlreiche Gewinner anderer Wissenschaftspreise kommen aus der fast 200 Jahre alten Institution.

Mit rund 41.000 Studenten in 117 Studienfächern ist sie ein bedeutendes Zentrum für Wissenschaft und Forschung in Belgien. Für diesen Erfolg spielen Drittmittel eine große Rolle. Allein in den Bereichen Medizin, Bio-Ingenieurwissenschaft und Pharmazie werden jährlich Gelder in dreistelliger Millionenhöhe eingeworben. Die Mittel fließen in die Grundlagenforschung oder auch in spezialisierte Industrieprodukte – mit teilweise weltmeisterlichen Ergebnissen: Der Rasen für einige Spielorte der FIFA Weltmeisterschaft 2014 in Brasilien wurde an der Genter Universität entwickelt. Der ertragreiche Aufwand, die Drittmittel zu akquirieren, zu verwalten und ihre Verwendung zu überwachen, ist enorm. Ganz wesentlich geht es dabei um die digitale Dokumentation der Prozesse.

Strenge Vorgaben im Dokumentenmanagement

Üblicherweise stellt ein Forschungs- oder Lehrbereich zunächst den finanziellen Bedarf für ein Projekt fest. Anträge über die Höhe und Verwendung werden geschrieben, Verhandlungen mit potenziellen Geldgebern aus der Wirtschaft, Stiftungen oder staatlichen Institutionen aufgenommen. Alle dazu notwendigen Unterlagen sind im SAP-System zu erfassen und zu dokumentieren. Sind die beantragten Mittel schließlich bewilligt, muss mit den geschlossenen Verträgen, den Geldflüssen und schließlich den Dokumenten zur Mittelverwendung auch so verfahren werden.

Die dafür zuständigen 600 Mitarbeiter der Einkaufsabteilung haben ebenfalls strenge Richtlinien zu befolgen: Sämtliche Vorgänge, also Lieferantenanfragen, Angebote, Zuschlagserteilung, Rechnungen und Geldflüsse müssen gescannt und digital dokumentiert werden. Bei Ausgaben von über 8.500 Euro kommt noch die Dokumentation von Ausschreibungen, Befugnissen und Freigaben hinzu. „Ein effizientes Handling der Dokumente ist Voraussetzung dafür, dass alle Prozesse reibungslos und fristgerecht ablaufen. Leider war das in unserer IT-Konstellation lange nicht umzusetzen“, erinnert sich Geert Van de Gucht. Er ist Leiter der Finanzabteilung der UGent und zugleich für das Drittmittelmanagement und den universitätsweiten Einkauf verantwortlich. Zuvor war er lange als Berater für SAP unterwegs – er kennt also die Stärken und Schwächen des deutschen Softwareherstellers.

Mangelhafte Integration und Dateisuche

In der Vergangenheit kamen die Standardakten des SAP Folders Managements zum Einsatz. Unter den Mitarbeitern galt die Lösung allerdings als unflexibel, zeitaufwendig und kompliziert. Zwar ließen sich beispielsweise in SAP erstellte Belege problemlos organisieren, aber den Schriftverkehr mit externen Partnern einzubinden, gestaltete sich schon schwierig: Zu Outlook fehlte eine direkte Anbindung. Daher wurden E-Mails und ihre Anhänge kopiert und per Hand in die Standardakte des jeweiligen Vorgangs eingepflegt. Auch war einfaches Drag&Drop von Dateien zwischen dem Windows Explorer und SAP ERP nicht möglich. Alle Dokumente mussten erst über das Folders Management importiert und in Formularen mit Meta-Daten versehen werden.

Neben der mangelhaften Integration war die Suche nach Dokumenten ein Hauptärgernis: Denn die Akten im Fördermittelmanagement der UGent enthalten 60 oder mehr Ordner mit diversen Dateien. Wurde beispielsweise ein Vertragsentwurf gesucht, ließ sich die entsprechende Akte zwar über die Software schnell finden. Um aber an das benötigte Dokument zu gelangen, mussten die Ordner einzeln geöffnet und durchgesehen werden. Eine systemweite Suche war nicht möglich. Die Folge: Jeder Mitarbeiter entwickelte seinen eigenen Arbeitsablauf mit handgestrickten Workarounds für die größten Hürden im SAP-System. Etablierte Workflows zur Dokumentation fehlten über Jahre.

Die Aufgabe: Zentrale Funktionen schnittstellenlos implementieren

Das uneinheitliche Dokumentenmanagement sowie die fehlende Office-Integration und die systemweite Suche führten zu unnötig langen Prozessen. Zudem war die Akzeptanz bei den Mitarbeitern schlecht. Deshalb suchte Van de Gucht lange nach einer passenden Lösung. Zunächst vergeblich. Denn in der UGent kommt eine technische Besonderheit hinzu: Die verwendeten Server sind in zwei Welten geteilt. Die eine Hälfte hostet das SAP-System, über die andere Hälfte laufen alle weiteren Anwendungen – wie Office-Programme. Insbesondere diese Aufgabenteilung sorgte dafür, dass die Kommunikation beispielsweise zwischen Outlook und SAP nicht möglich schien. „Irgendwann sah ich in einem Youtube-Video, wie jemand per Drag&Drop Dateien zwischen Windows und SAP verschob. Es ging also doch“, beschreibt Geert Van de Gucht den entscheidenden Moment. Wenn diese Hürde zu nehmen war, sollten sich für die anderen Probleme auch Wege finden lassen.

Van de Gucht recherchierte von da an gezielt nach ECM-Anbietern, die sich auch auf komplizierte SAP-Integrationen verstehen und Lösungen für die entscheidenden Defizite des Folders Managements anbieten. Drei Kandidaten – darunter top flow – kamen in die engere Auswahl. Van de Gucht: „In einer Live-Demo ihres Add-ons top xRM zeigte top flow, wie sich in vergleichbaren Fällen Windows-Integration und systemweite Dokumentensuche unter einer intuitiven und funktionalen Oberfläche verwirklichen lassen.“ Das Ergebnis überzeugte direkt. Auch weitere Anforderungen der UGent konnte top flow zusichern: die nahtlose Integration der Lösung und eine Implementierung, ohne die Ressourcen der internen IT nennenswert zu beanspruchen. Damit ging der Auftrag an top flow.

Das Projekt startete im Juli 2015 mit einem Workshop. Zwei Tage lang waren Mitarbeiter von top flow vor Ort in Gent. Zur Vorbereitung und um sich in einem iterativen Verfahren mit der Universitäts-IT abzustimmen. „Alles Weitere lief remote ab. Aber ich war über jede Aktion informiert und konnte die Fortschritte durchgehend live testen. Die ganze Implementierung von top xRM lief unheimlich schnell und geräuschlos – selbstverständlich ist das nicht“, sagt Van de Gucht, der das Vorhaben federführend betreute. Außer ihm war nur ein weiterer Mitarbeiter der UGent mit dem Projekt befasst. Um top xRM für das Drittmittelmanagement zu installieren, spielte die IT das Add-on ins bestehende SAP-System ein. Berechtigungen und Rollen wurden in enger Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten vergeben. „Auch die Migration der alten Akten und Dokumente in die neue Struktur war schon nach vier Wochen abgeschlossen. Während der ganzen Zeit konnten unsere Mitarbeiter normal arbeiten und der gesamte Eingriff war kaum zu spüren.“

„Wir hätten viel früher von der ECM-Lösung top xRM wissen müssen. Dann wären uns Jahre erspart geblieben, in denen unsere Geschäftsprozesse unnötig lang und umständlich waren. SAP sollte seine Kunden glücklicher machen und sie auf das Add-on hinweisen.“

Geert Van de Gucht, Leiter der Finanzabteilung bei der Universität Gent

Mitarbeiter akzeptierten Add-on sofort

Nur zwei Monate nach Projektstart waren top xRM implementiert und die Datenbestände vollständig migriert. Vor dem Go-live präsentierte Geert Van de Gucht die neue Lösung vor Mitarbeitern aus Schlüsselpositionen. „Wegen der bisherigen SAP-Erfahrungen waren viele Kollegen sehr skeptisch. Aber die lang ersehnten Funktionen – wie die filterunterstützte Dateisuche – und das einfache Handling mit intuitivem Frontend beeindruckten sofort“, so der Finanzleiter. „Außerdem konnten wir unsere gewohnte Dateistruktur beibehalten. Entsprechend schnell und einfach lief die Einarbeitung in top xRM.“

Ein weiterer positiver Effekt zeigte sich schon in den ersten Wochen: „Wir waren erstmals in der Lage, einheitliche Prozesse zu entwickeln. Durch den logischen Aufbau von top xRM konnten wir die Organisation von Dokumenten in einen abgestimmten Workflow einbinden und beispielsweise dokumentbezogene Aufgaben an den nächsten Kollegen mithilfe von Checkboxen übergeben“, sagt Van de Gucht. In der Folge beschleunigten sich die Prozesse deutlich und die Fehlerrate sank. Van de Gucht: „Wir haben durch die effizienteren Workflows, die nahtlose Verbindung zwischen Office- und SAP-Welt und die systemweite Dateisuche enorme Kostenersparnisse. Unsere Investition war so schon nach drei Monaten amortisiert.“ Die positiven Erfahrungen mit top xRM haben sich längst auch in anderen Abteilungen der Universität herumgesprochen. So soll top xRM zum Beispiel im Jahr 2017 für die Gebäudeverwaltung zum Einsatz kommen und auch der Personalbereich hat schon angefragt.

Success Story top xRM Fördermittelakte – Universität Gent



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