Geschäftsprozesse stehen bei allen Unternehmen im Fokus. Denn der wirtschaftliche Erfolg hängt maßgeblich davon ab, dass Abläufe möglichst effizient und effektiv vonstattengehen. Die Digitalisierung kann dazu erheblich beitragen, was oft bedeutet, dass Workflows mithilfe einer Workflow-Software bzw. eines Workflow-Management-Systems digitalisiert werden müssen.
Workflows beschreiben auf einer operativen Ebene, was die Prozesse strategisch vorgeben. Sie legen also beispielsweise fest, wie mit einer eingehenden Bestellung verfahren werden soll: Wer nimmt sie entgegen? Wer prüft den Vorgang aus technischer oder aus kaufmännischer Sicht – zu welchem Zeitpunkt? Wer gibt sie frei – und bis zu welchem Betrag? In vielen Unternehmen gibt es dafür allerdings keine verbindlichen Vorgaben durch ein Workflow-Management-System, sondern bestenfalls akzeptierte Routinen. Darunter leidet nicht nur die Effizienz, sondern häufig auch die Effektivität – wenn beispielsweise vergessen wird, eine Forderung zu begleichen. Dann wird es höchste Zeit für eine Workflow-Software.
top xRM bietet ein Workflowmanagement, mit dem Sie auf Basis von Dokumenten und Objekten, die entlang eines Geschäftsprozesses entstehen, Workflows etablieren können – auch ad hoc. Dabei müssen Sie die vorhandene SAP-Landschaft nicht aufgeben, sondern können top xRM bzw. das Workflow-Management-System von top flow ganz einfach als Add-On für Ihre bestehende SAP-Lösung installieren. Auch die bekannte Software MS Teams lässt sich umstandslos in top xRM integrieren. Nicht zuletzt enthält sie u. a. vordefinierte Akten und eine user-freundliche Umgebung, die Collaboration erheblich erleichtert.
Außerdem ist es möglich, einzelne Arbeitsvorgänge auszuführen bzw. anzustoßen. So kann z. B. eine erhaltene Bestellung an die Fachabteilung zur Prüfung übergeben werden. Dabei sind auch Automatismen realisierbar: Setzt der Mitarbeiter aus dem Fachbereich einen Freigabehaken, wird die Auftragsbestätigung automatisch versendet. Schließlich erlaubt es das Workflowmanagement, den Status zu überprüfen. Es kann also durch das Workflow-Management-System jederzeit nachvollzogen werden, ob der Vorgang noch offen ist oder nicht.
Um einen Arbeitsablauf stets im Auge zu behalten, ist das Prozesscockpit extrem hilfreich, da es den Status der Arbeitsvorgänge übersichtlich anzeigt.
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