Stromnetz Hamburg digitalisiert den Einkauf mit top xRM

Die Stromnetz Hamburg GmbH setzt auf top xRM bei der Digitalisierung des Unternehmens.

Transparente Beschaffungsprozesse

Stromnetz Hamburg GmbH (SNH) ist Betreiber des Hamburger Stromverteilungsnetzes und verantwortlich für den Netzbetrieb. Seit Februar 2014 ist SNH eine 100%ige Tochter der Freien und Hansestadt Hamburg.

Für das eigenständige Unternehmen ergab sich die Chance, die Applikationen und Prozesse an die eigenen Begebenheiten optimaler auszurichten. Geprüft wurden damit auch die durch SAP unterstützten Einkaufsprozesse.

Ein Ergebnis: Die bis dato heterogenen Ablagestrukturen und manuelle Tätigkeiten konnten durch ein digitales Einkaufs- und Lieferanten-Cockpit mit automatischer Prozesssteuerung ersetzt werden.

Einkaufs- und Lieferantenakte mit nahtloser SAP-Integration

SNH entschied sich für die vollständig in SAP S/4HANA integrierte Lösung top xRM Einkaufsakte der top flow GmbH.

Im Einkauf der SNH werden jährlich mehrere hundert Beschaffungsvorgänge bearbeitet. Die hierbei entstehenden SAP-Objekte (BANF, Anfrage, Bestellung, Kontrakt) sowie die dazugehörigen Dokumente und Emails werden mit Hilfe des top xRM Akten-Cockpits gruppiert und mittels der top xRM Einkaufsakte eindeutig den jeweiligen Vorgängen zugeordnet. Die äußerst komplexen Prozesse werden nicht nur übersichtlich abgebildet, sondern mit Hilfe einer intelligenten Workflow-Steuerung auch effizient abgearbeitet. Durch die digitale Signierung der entstehenden Dokumente kann im gesamten Prozess auf Papier-Dokumente verzichtet werden.

SNH nutzt die Applikation im SAP GUI und künftig auch in der modernen Oberflächentechnologie SAP FIORI.

Schnelle Umsetzung

Mit dem zertifizierten SAP Addon top xRM wurden bereits Templates für die verschiedenen Anwendungsbereiche ausgeliefert. Basierend auf dem in einem Workshop erarbeiteten Lastenheft wurden die Anforderungen im Projekt in weiten Teilen über Customizing ausgeprägt. Dank des modularen Aufbaus des top xRM Prozess-Cockpits wurde die Implementierung bei der SNH schnell und problemlos umgesetzt.

Lösung mit hohem Ausbaupotential

Mit der Einführung der Lösung wurde die Grundlage für weitere Ausbaustufen gelegt. So ist angedacht – und die top xRM Einkaufsakte bietet als SAP AddOn hierzu die Möglichkeit, die vorhandene Plattform eVergabe der Healy Hudson GmbH einzubinden. Mithilfe der top xRM Einkaufsakte können dann für die eVergabe relevanten Dokumente zur Verfügung gestellt werden. Die Durchführung der Ausschreibungen mit der Versendung der Unterlagen, der Kommunikation mit den Bietern erfolgt in der eVergabe. Nach Zuschlagserteilung kann die gesamte Verfahrensakte in die top xRM Einkaufsakte und damit in das zentrale SAP-System zurückgespielt und archiviert werden.

Der Benefit

Nach der Einführung der Lösung top xRM Einkaufsakte in die bereits bestehende SAP-Infrastruktur steht eine Applikation zur Verfügung, die den Einkauf optimal während des gesamten Beschaffungsprozesses (purchase-to-pay) unterstützt. Diverse Dokumente wie Ausschreibungsunterlagen, Verträge, Analysen, aber auch Stamm- und Bewegungsdaten, die Teil des Einkäuferwissens sind, stehen jetzt übersichtlich und ad hoc zur Verfügung. So können beispielsweise nun Bestellanforderungen ganz einfach per Drag-and-Drop Einkaufsvorgängen zugeordnet werden. Durch die Verlinkung der Einkaufsakte und der Lieferantenakte werden alle Aktivitäten des operativen und strategischen Einkaufs gebündelt. Die top xRM Einkaufsakte dient Stromnetz Hamburg neben der Dokumentation als zentrale Informationsquelle zur aktiven Steuerung von Abläufen und Prozessen im Unternehmen sowie der Nachvollziehbarkeit und Transparenz durch Dokumentation aller Aktivitäten. Dies bedeutet für die Mitarbeiter im Einkauf eine erhebliche Arbeitserleichterung.