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ElringKlinger AG – Produktiver SAP-Prozess durch Content Management und steuerbare Workflows

Der international agierende Automobilzulieferer ElringKlinger strebte für seine Ersatzteil-Sparte kürzere Bearbeitungszeiten und eine gesteigerte Neuteilequote an. Um diese Ziele zu erreichen, mussten die bisherigen Prozesse schlanker, das Dokumentenmanagement transparenter und die Workflows steuerbar werden. Mit der ECM-Suite top xRM ließ sich alles gleichermaßen umsetzen.

Das Mobilitätsbedürfnis der Menschen wächst weltweit zusehends – und gleichzeitig ändern sich die konkreten Anforderungen an Mobilitätskonzepte, Klimaverträglichkeit und Infrastruktur rasant. Für traditionsreiche Automobilzulieferer wie die ElringKlinger AG ist ein solcher Wandel nichts neues. Das vor über 140 Jahren gegründete Unternehmen hat schon viele Veränderungen miterlebt und mitgestaltet. Auch die Entwicklung hin zur Elektromobilität hat ElringKlinger frühzeitig erkannt und das Portfolio jenseits klassischer Antriebssysteme erweitert. Das breit aufgestellte Angebot umfasst unter anderem Leichtbauteile, Spezialdichtungen, elektrische Antriebseinheiten sowie Batterie- und Brennstoffzellentechnologie für alle Zweige der Automobilindustrie.

Komplexe Prozesse im Ersatzteilgeschäft

Große Bedeutung für die ElringKlinger-Gruppe hat auch das weltweite Ersatzteilgeschäft. Hierfür bietet der Unternehmensbereich Aftermarket in rund 140 Ländern ein umfangreiches Produkt- und Serviceportfolio an. Dabei ist es wichtig, Neuteile und Substitute zügig und in hoher Qualität zur Verfügung zu stellen. Wenn ein Produkt technisch überarbeitet wird oder wenn sich die benötigten Materialien ändern, hat das Auswirkungen auf eine komplexe Prozesskette – bis die Disposition schließlich die finale Information erhält, dass das neue oder geänderte Produkt Serienreife erlangt hat und damit in die Serienbeschaffung übergeht.

Zentrales Tool in diesen Prozessen war bislang eine accessbasierte Systemlösung. Sie wurde vom Produktmanagement, von der Qualitätssicherung und dem Einkauf für alle laufenden Ersatzteilprojekte genutzt. Eine Anbindung an das SAP ERP existierte allerdings nicht, was zu zahlreichen Schwierigkeiten führte: „Viele Informationen mussten händisch ins SAP-System übertragen werden“ erinnert sich Sarah Rein, IT Specialist SAP MM. „Dabei hielt unsere Access-Lösung längst nicht alle relevanten Daten vor: Informationen steckten in E-Mail-Anhängen, Excel-Tabellen oder Word-Dokumenten. In der Prozesskette entstanden so diverse Systembrüche innerhalb und zwischen einzelnen Fachbereichen.“

Verteiltes Wissen und intransparente Workflows

Ohne Schnittstelle zu SAP als führendem System sorgte der Anwendungsmix aus Office und Access für redundante Datenhaltung. Zum Beispiel wurden Stücklisten zuerst in Access gepflegt und ab einem bestimmten Reifegrad zusätzlich im SAP ERP. Die Folge: hoher Pflegeaufwand und teilweise unvollständige, veraltete oder schwer auffindbare Informationen. Sarah Rein: „Es gab zu den meisten Vorgängen keinen direkten Zugriff auf SAP-Objekte und keinerlei Verlinkung mit zugehörigen Word- und Excel-Dokumenten, PDFs oder E-Mails. Unsere gewachsene Insellösung war nicht von den Prozessen aus gedacht, sondern fokussierte die funktionale Abwicklung.“

Diese Ausrichtung zeigte sich auch in kaum automatisierten (Teil-)Prozessen. Wer für einen anstehenden Arbeitsschritt Informationen benötigte, musste sie aktiv einholen. Aufgaben und Priorisierungen ließen sich nicht steuern und transparent verwalten – zu viel Vorgangswissen befand sich in den Köpfen der Mitarbeiter, auf lokalen Laufwerken oder in E-Mail-Postfächern. Auch deshalb war es schwer, effiziente Stellvertretungen für kranke oder gewechselte Mitarbeiter zu organisieren. Die Summe der Nachteile brachte erhebliche Performanceprobleme und bremste wirtschaftlich mögliches Wachstum.

Umfassende Lösung für unternehmerische Ziele

„Uns war bald klar: Wenn wir unternehmerische Ziele wie eine höhere Neuteilequote anstreben, brauchen wir abteilungsübergreifende Prozesse mit transparenten, steuerbaren Workflows. Solche Workflows müssten den gesamten Prozess der Erstmusterabwicklung zwischen den Fachbereichen, wie Produktmanagement, Qualitätsmanagement oder Einkauf unterstützen. Das gelingt nur mit einer umfassenden Softwarelösung, die in das SAP ERP integriert ist und dessen Standards folgt“, sagt Sarah Rein.

Entlang dieser Leitlinien begann bei ElringKlinger die Suche nach einem passenden Anbieter. In Gesprächen mit möglichen Kandidaten zeigte sich, „dass insbesondere top flow unsere Prozesswelt schnell verstand und deren Enterprise-Content-Management-System top xRM viele Anforderungen »out of the Box« erfüllte. Außerdem waren die Consultants kritische Gesprächspartner, die uns wirklich beraten konnten“, betont Projektleiterin Rein. Kurz nach einem erfolgreichen Proof of Concept startete die Implementierung.

Vorgänge und Beziehungen sichtbar machen

In den Unternehmensprozessen sollte top xRM einzelne Vorgänge und das Beziehungsgefüge zwischen Mitarbeitern, Lieferanten und Partnern digital nachvollziehbar machen und Workflows etablieren. Dazu wurden vier elektronische Akten im SAP ERP eingerichtet und über Schnittstellen mit bestehenden Lösungen verbunden – wie einem SAP-Add-on zur Materialstammlage oder einem externen, webbasierten Lieferantenportal. Über die Akten lassen sich direkt im SAP ERP mehrstufige Stücklisten für Motoren, Verkaufsteile und die entsprechenden Einkaufsteile pflegen.

Zusätzlich wurde in dieses Gesamtsystem noch eine durchgängige Vorgangsterminierung implementiert. Damit führt die automatisierte SAP-Planauftragsanlage der Materialbeschaffung zu einer lageroptimierten Erstbevorratung. Auch die SAP-Bestellanlage konnte verbessert werden: Beispielsweise lässt sich der E-Mail-Belegversand im Einkauf jetzt vollständig über Vorlagen steuern. Sarah Rein: „Nur durch die enge und verlässliche Zusammenarbeit mit den Experten von top flow war so ein komplexes Projekt termingerecht umzusetzen.“

Vereinfachtes und automatisiertes Arbeiten

Durch den Einsatz von top xRM hat sich viel geändert. Allein die Tatsache, dass für die Fachbereiche ein Single Point of Truth existiert und sämtliche Dokumente und SAP-Objekte zentral findbar sind, hat die Suchzeiten marginalisiert. Systemwechsel und Systembrüche oder eine redundante Datenpflege gehören der Vergangenheit an. Das gilt auch für die separat und händisch gepflegten Excel-Listen zur Aufgabenpriorisierung. Alle Informationen sind gebündelt, aktuell und konsistent. „Vertretungen sind jetzt problemlos möglich und unsere Liegezeiten haben sich deutlich reduziert“, sagt die Projektleiterin.

 

„Wir haben die Entscheidung für top xRM nicht eine Sekunde bereut. Im Gegenteil: Wir werden bis heute hervorragend betreut und profitieren von strukturierten Prozessen, steuerbaren Workflows und einer völlig neuen Transparenz.“

Sarah Rein, IT Specialist SAP MM

In der täglichen Praxis profitieren die Mitarbeiter von einer vielfachen Vereinfachung: Zum Beispiel bindet top xRM ihre E-Mail-Clients ein – so können sie E-Mails direkt aus der Akte heraus erstellen oder mitsamt den Anhängen ablegen. Weitere Highlights sind die weitreichend automatisierten Workflows. IT Specialist Sarah Rein hebt hervor, dass der Abschluss bestimmter Aufgaben automatisch die notwendigen Folgeaktionen anstößt: „Viele Arbeitsschritte entfallen, Routinen werden beschleunigt und die Kollegen können sich auf inhaltliche Fragen und Variablen in ihren Aufgaben konzentrieren.“

Echtes Controlling durch Transparenz

Durch den Einsatz von top xRM lassen sich inzwischen sämtliche Aufgaben über den SAP Business Workplace terminieren und priorisieren. Das funktioniert ebenso komfortabel wie die gesamte Workflowbedienung. Für das Management ist die weitgehende Steuerung natürlich auch deshalb so wertvoll, weil sie aussagekräftige Analysen von Durchlaufzeiten ermöglicht. „Diese Transparenz ist für uns ungemein wichtig. Wir haben neue KPIs etabliert, erkennen verspätete Prozessschritte oder andere Schwachstellen und wissen, wo wir optimieren können“, sagt Sarah Rein.

Ein weiterer Vorteil der neuen Lösung ist die strukturierte Kommunikation zwischen den Fachabteilungen: „Wenn unsere Mitarbeiter Informationen zu Vorgängen sammeln, läuft das inzwischen ohne zeitraubendes und wenig effektives „E-Mail-Ping-Pong“. Entsprechend zufrieden lautet das Fazit der Projektleiterin: „Vom Prototypen über die Implementierung bis zum Support seit dem GoLive: Unsere Erfahrungen sind so positiv, dass wir aktuell überlegen, top xRM auch auf weitere Geschäftsbereiche auszurollen.“

Success Story top xRM ElringKlinger AG



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