ÜbersichtProcess Mining light: Prozessoptimierung mit top xRM
Mit top xRM optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse und können so auf ein aufwendiges Process Mining verzichten.
Wie die Softwarelösung von top xRM Prozesse in den Blick nimmt
Neben Robotic Process Automation (RPA) ist Process Mining derzeit das heiße Thema, wenn es um Prozessoptimierung geht. Dass der vergleichsweise neue Ansatz so viel Aufmerksamkeit bekommt, ist absolut nachvollziehbar. Denn er setzt auf neue Technologien, um eine altbekannte Herausforderung zu lösen: die Schwachstellen in den Geschäftsprozessen zu identifizieren und so insbesondere Durchlaufzeiten zu reduzieren. Dafür wertet eine Process-Mining-Software die in den vom Unternehmen genutzten IT-System gespeicherten Transaktionsdaten aus und rekonstruiert daraus den tatsächlichen Geschäftsprozess. Das geht zum einen deutlich schneller, als es im Zuge einer von Menschen ausgeführten Prozessberatung möglich ist. Zum anderen ist das Ergebnis deutlich objektiver und aussagekräftiger.
Für viele kleine und mittelständische Unternehmen dürfte sich der Ansatz trotz der erheblichen Vorteile nicht eignen. Das vor allem deshalb, weil die Implementierung von Process Mining einigermaßen aufwendig ist – und der Aufwand rentiert sich nur bei eher komplexen Prozessen.
Pragmatische Prozessoptimierung
Ganz auf Analytics-Power müssen aber auch kleine und mittelständische Unternehmen nicht verzichten. Ihnen empfehlen wir einen pragmatischen Ansatz für die Prozessoptimierung. Und zwar auf Basis unserer Lösung top xRM. Die ist originär dafür vorgesehen, Prozesse in einem SAP-Umfeld durchgängig zu digitalisieren, indem Enterprise-Content-Management- Workflow-Management– und Collaboration-Komponenten miteinander verbunden werden. Unternehmen sind damit in der Lage, End-to-End-Prozesse abzubilden, auch wenn der SAP-Standard an einigen Stellen Lücken lässt. Dadurch werden alle Aktivitäten entlang eines Prozesse erfasst, was die Basis für deren Analyse ist.
Der Unterschied zum Process Mining: Wie ein Prozess grundsätzlich aufgebaut ist, wird nicht aus den Daten rekonstruiert, sondern ist durch die aufgesetzten Workflows bereits definiert. Damit geht eine gewisse Unschärfe einher. Denn oft werden definierte Prozesse aus unterschiedlichen Gründen einfach nicht eingehalten – und das ist dann die Ursache für Ineffektivität, Ineffizienz und Intransparenz. Vollständig ausschließen lassen sich solche Abweichung auch nicht mit top xRM. Mit dem Workflow Management werden die Möglichkeiten für die Nutzerinnen und Nutzer aber deutlich reduziert, den vorgesehenen Prozess zu verlassen.
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Dashboard verschafft Überblick
Da der Prozess also als gegeben angenommen wird, geht es lediglich darum, die Daten zu den einzelnen Aktivitäten in Bezug zueinander zu setzen. Wenn bekannt ist, wann Aktivität 1 startet und wann die folgende Aktivität 2, ergibt sich daraus die Durchlaufzeit für diesen Teilprozess. Die Summe der Durchlaufzeiten aller Teilprozesse weist aus, wie viel Zeit der gesamte End-to-End-Prozess in Anspruch nimmt. Die Ergebnisse aller einzelnen Durchläufe lassen sich beliebig aggregieren. So entstehen Durchschnittswerte, die sich zum einen dafür eignen, Entwicklungen über die Zeit im Auge zu behalten. Zum anderen können positive und negative Ausreißer entdeckt werden. Und gerade aus diesen lassen sich wertvolle Erkenntnisse für die Prozessoptimierung ziehen.
Wir haben top xRM um ein Dashboard erweitert, mit dem sich Kennzahlen zur Durchlaufzeit von Prozessen leicht generieren und visualisieren lassen. Als Datenquellen dienen alle Kopfattribute einer Akte sowie sämtliche Statusinformationen zu den jeweiligen Workflows. Das Dashboard als Teil von top xRM greift auf diese im SAP-System gespeicherten Daten mittels CDS-Views (Core Data Services) zu. Welche Daten dabei abgerufen werden, lässt sich im Dashboard Designer bestimmen. Dort können verschiedene Filter aktiviert und einfache Datumsoperationen ausgeführt werden. Die so generierten Kennzahlen werden im Dashboard Viewer übersichtlich angezeigt. Auf diese Weise kann zum Beispiel sehr einfach erkannt werden, wie lange ein bestimmter Prozess im Durchschnitt dauert und ob es von diesem Mittelwert positive oder negative Abweichungen gibt. Werden Ausreißer festgestellt, lässt sich überprüfen, ob bestimmte Faktoren regelmäßig zu einem besseren oder schlechteren Ergebnis führen. Und das wiederum ist die Grundlage für eine kontinuierliche Verbesserung.
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