Vier gewinnt: Die Basis für eine erfolgreiche Digitalisierung

Prozesse, Organisation, Stammdatenqualität und eine performante IT-Infrastruktur: Grundlage für eine erfolgreiche Digitalisierung.

Prozesse, Organisation, Stammdatenqualität und eine performante IT-Infrastruktur sind die Grundlagen für eine erfolgreiche Digitalisierung.

Die Frage ist längst nicht mehr, ob sich Unternehmen digitalisieren müssen. Die Frage ist nur noch, wann sie es machen und wie sie dabei vorgehen. Möglichst rasch – ist dabei der erste und einfache Teil der Antwort. Denn mit der Digitalisierung werden viele Karten neu gemischt, Startups erobern mit innovativen Geschäftsmodellen den Markt und wer sich zu lange auf den Erfolgen der Vergangenheit ausruht, hat schnell das Nachsehen. Der zweite Teil der Antwort ist deutlich schwieriger. Denn wie sich ein Unternehmen sinnvoll digital transformiert, hängt nicht nur mit den Technologien zusammen. Im Grunde haben die sogar eine nachgelagerte Bedeutung. Denn zunächst geht es darum, welche Rolle ein Unternehmen in der neuen digitalen Welt anstrebt und wie es sich kulturell wandelt. Ist die Strategie klar, können bestehende Prozesse angepasst und neue Prozesse etabliert werden. Und dann erst lohnt sich ein genauer Blick darauf, mit welchen Technologien die Umsetzung gelingt.
Unabhängig davon, welche Technologien später zum Einsatz kommen, sollten Unternehmen frühzeitig die technologische und organisatorische Basis für ihre digitale Transformation schaffen. Denn ohne die geht es nie – und in den meisten Unternehmen stehen ähnliche Aufgaben an.

1. Prozesse identifizieren und optimieren

In allen Unternehmen gibt es unzählige Geschäftsprozesse. Allerdings kennen nur die wenigsten ihre Prozesse genau oder haben sie sogar dokumentiert. Je weiter die Digitalisierung voranschreitet, desto mehr wird das aber zum Problem. Denn wie will man Abläufe automatisieren, wenn gar nicht klar ist, welche Aufgaben wie aufeinander folgen und wie sich Prozesse aus Teilprozessen zusammensetzen? Hinzu kommt: Besteht kein Überblick über die Prozesse, ist häufig nicht erkennbar, wo Potenzial liegt, das mithilfe innovativer Technologien genutzt werden kann.

Unternehmen sollten sich also schnellstens Klarheit verschaffen. Ein geeignetes Konzept dafür ist das Business Process Management (BPM). Dabei wird zunächst die Ist-Situation eines einzelnen Geschäftsprozesses in einem Prozessdiagramm grafisch erfasst – das schafft Verbindlichkeit und macht Zusammenhänge deutlich. Im nächsten Schritt können dann Optimierungen vorgenommen werden.

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2. Organisation neu strukturieren

Anders als die Ablauforganisation – also die Prozesse – ist die Aufbauorganisation in den Unternehmen gut bekannt und fest etabliert. Denn schließlich regelt sie Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten – und damit Macht. Wer die digitale Transformation erfolgreich gestalten will, sollte die bestehenden Strukturen aber hinterfragen und neu ausrichten. Auch gegen Widerstände.

Wichtig sind dabei zwei Punkte. Erstens sind die einzelnen Fachbereiche durch die Digitalisierung gezwungen, viel enger und intensiver zusammenzuarbeiten als bislang. Das über Jahre kultivierte Silo-Denken und -Handeln ist dafür extrem hinderlich. Neue Strukturen – zum Beispiel für bestimmte Zeit gebildete interdisziplinäre Teams – können für mehr Durchlässigkeit sorgen. Zweitens werden neue Rollen notwendig, weil neue Aufgaben hinzukommen. Exemplarisch dafür ist der Chief Digital Officer (CDO), der Business und Technologie zusammenführen soll.

3. Stammdatenqualität steigern

Stammdaten haben immer schon eine Rolle gespielt. Und deren Qualität – manchmal auch deren fehlende Qualität – ist seit eh und je Thema. Mit der Digitalisierung nimmt die Bedeutung von hochwertigen Stammdaten aber noch einmal zu. Oder besser: Der Handlungsdruck steigt.

So haben Unternehmen in der Vergangenheit häufig nur die Stammdaten erfasst und gepflegt, die für die IT-seitige Unterstützung unbedingt erforderlich waren. Zahlreiche Informationen, die eigentlich als Stammdaten dokumentiert werden könnten, sind aber bis heute nur in den Köpfen den Mitarbeiter abgelegt. Das betrifft zum Beispiel die Prozessdaten – also etwa die Angabe, mit welchem Drehmoment eine Schraube angezogen werden muss. Für eine umfassende Digitalisierung ist eine vollständige und einheitliche Stammdatenbasis unerlässlich.

4. Performante IT-Infrastruktur

Wesentlicher Bestandteil der Digitalisierung ist, dass in sehr kurzen Abständen neue Technologien am Markt auftauchen, die zumindest potenziell in die bestehende Landschaft eingebunden werden können. Damit das gelingt, ist eine solide und performante IT-Infrastruktur wichtig.
Betroffen ist davon natürlich das ERP-System. Dieses muss künftig in der Lage sein, enorme Datenmengen in Echtzeit zu verarbeiten, etwa Maschinendaten oder Betriebsdaten. Daher lohnt es sich für SAP-Anwender, frühzeitig über einen Wechsel von SAP ERP nach SAP S/4HANA nachzudenken. Außerdem sollte geprüft werden, wie leistungsfähig die Infrastrukturkomponenten sind, die für den Datenaustausch im Unternehmen und mit externen Systemen sorgen.

All das ist nicht als singuläre Aufgabe zu verstehen. Vielmehr gilt es, einmal eine tragfähige Grundlage für die Digitalisierung zu schaffen und diese dann kontinuierlich weiterzuentwickeln.